Voordat je begint:

Je hebt toegang tot Moss nodig als admin of als interne of externe boekhouder.
We raden aan om de Moss-integratie met NetSuite in te laten stellen door een gebruiker die 'Administrator' is in NetSuite.
- Gebruikers met andere rollen hebben mogelijk ook genoeg rechten om de integratie in te stellen. Dit hangt af van de specifieke instellingen in je NetSuite-omgeving. Je kunt controleren of je bent aangemeld als 'Administrator' in je huidige sessie als je met de muis over je naam gaat rechtsboven. Daar zie je de gebruikersrollen die aan jou zijn toegewezen en de rol die je gebruikt voor de huidige sessie. Als je niet de 'Administrator'-rol hebt, kun je een gebruiker met die rol vinden onder 'Instellingen' > 'Gebruikers' > 'Gebruikersbeheer'.

Volg de onderstaande stappen of bekijk deze video:

Bereid de nodige NetSuite-rechten voor

De functies SOAP Web Services Application en Token Based Authentication moeten zijn ingeschakeld in je NetSuite-omgeving om de Moss-integratie te kunnen instellen en gebruiken.

Open NetSuite en klik op 'Installatie' > 'Bedrijf' > 'Functies inschakelen' en open het tabblad 'SuiteCloud'.
Zorg ervoor dat je deze rechten hebt ingeschakeld:
1. Soap Web Services
2. Token-based authentication
Je moet akkoord gaan met de voorwaarden voor elke functie in een apart venster dat wordt geopend wanneer je het vakje selecteert.
Klik op 'Opslaan' bovenaan de pagina.

Installeer de Moss-integratie

Ga naar 'SuiteApps' en zoek naar 'Moss'.
Installeer 'Moss for NetSuite'.

Moss SuiteApp maakt alle benodigde artefacten aan:

Integratie (Moss-integratie)
Rol (Moss-rol)
Aangepaste formulieren:
- Moss Leveranciersfactuur
- Moss Leverancierskrediet
- Moss Factuurbetaling
- Moss Storting
- Moss Onkostenrapport

Bereid de verbinding voor

Om je Moss-account succesvol te verbinden met NetSuite moet je ervoor zorgen dat een aantal dingen correct zijn ingesteld.

Geef een gebruiker de 'Moss-rol'

Nu moet je de gebruiker aanpassen die vanuit NetSuite wordt verbonden met Moss. De verbinding met Moss is afhankelijk van het feit of deze gebruiker actief is in NetSuite. Hiervoor kun je een stabiele integratiegebruiker aanmaken om ervoor te zorgen dat de verbinding niet wordt gedeactiveerd. Rollen kunnen worden toegewezen aan gebruikers in de gebruikersinstellingen. Rollen kunnen worden beheerd via het subtabblad 'Toegang'.

Open NetSuite.
Ga naar 'Installatie‘ > ’Gebruikers/rollen' > 'Gebruikers beheren'.
Selecteer de relevante gebruiker.
Klik op 'Toegang' > 'Bewerken'.
Voeg 'Moss-rol' toe aan deze gebruiker in de sectie 'Rollen' onderaan.
Sla de wijzigingen op.

Maak een nieuw toegangstoken aan

Een gebruikersspecifiek toegangstoken is de aanbevolen manier om onze integratie te autoriseren. Dit is vereist wanneer je gebruikmaakt van workflows in NetSuite die van toepassing zijn op boekingen van leveranciersfacturen die verplicht zijn om leveranciersfacturen als 'Goedgekeurd' te markeren.

Je hebt in de vorige stap al een gebruikersrol voor de Moss-integratie aangemaakt en moet nu een toegangstoken voor deze rol aanmaken.

Zorg ervoor dat de Moss-integratie gebruikersrol is toegewezen aan de gebruiker die het token aanmaakt of dat de gebruiker die het token aanmaakt toestemming heeft om namens andere gebruikers toegangstokens aan te maken.

Sluit het venster niet na de laatste stap, want er wordt cruciale informatie weergegeven die je nodig hebt.

Open 'Installatie' > 'Gebruikers/rollen' > 'Toegangstokens' > 'Nieuw'.
Klik op 'Nieuw toegangstoken'.
Selecteer 'Moss-integratie' als applicatienaam.
Selecteer als gebruiker de gebruiker die je eerder de 'Moss-rol' hebt gegeven.
Selecteer 'Moss-rol' voor het veld 'Rol'.
Geef het token een naam en sla het op.
Zodra je het toegangstoken hebt opgeslagen, verschijnen de 'Token ID' en 'Token Secret' op je scherm. Kopieer ze en sla ze op.

Controleer workflows voor leveranciersfacturen

Als je workflows toepast voor leveranciersfacturen, moet je Moss zo te integreren dat deze workflows worden omzeild. De instructies daarvoor vind je in de handleiding. Dit is nodig omdat Moss alleen kaarttransacties en facturen die vanuit Moss zijn betaald correct kan boeken als de integratie leveranciersfacturen aan kan maken met de status 'Goedgekeurd'. Mogelijk heb je hulp nodig van een NetSuite-consultant of -beheerder om de workflows aan te passen. Je kunt ook contact opnemen met ons supportteam.

Maak een Moss-balansrekening aan

Om betalingen voor Moss-creditcardtransacties te kunnen boeken, moet je een Moss-balansrekening aanmaken in NetSuite:

Om een nieuw account aan te maken als 'Moss-balansrekening' ga je naar 'Lijsten' > 'Boekhouding' > 'Rekeningen' > 'Nieuw'.
Geef de rekening de naam 'Moss-balansrekening'.
Bepaal een rekeningnummer voor de Moss-balansrekening volgens de grootboekrekeningen van je organisatie. Vraag je boekhouder als je niet zeker weet welk rekeningnummer hiervoor beschikbaar is.
Selecteer het type rekening. Voor Moss Wallet-klanten is het verstandig om een rekening van het type 'bank' aan te maken. Voor Moss Credit-klanten is het verstandig om een rekening van het type 'creditcard' te gebruiken. Vraag je boekhouder als je niet zeker weet welk rekeningnummer hiervoor beschikbaar is.
Selecteer de valuta voor de Moss-balansrekening (gebruik dezelfde valuta als je Moss-rekening).
Klik op 'Opslaan' om de Moss-balansrekening aan te maken.

Maak een Moss-standaardleverancier aan

Let op: Dit is alleen relevant als je alle Moss-kaarttransacties op één leverancier wilt boeken.

Om een nieuwe leverancier aan te maken als Moss-standaardleverancier voor kaarttransacties, ga je naar 'Lijsten' > 'Relaties' > 'Leveranciers' > 'Nieuw'.
Geef de leverancier de naam 'Moss-standaardleverancier'.
Selecteer de betreffende dochteronderneming (indien van toepassing).
Selecteer 'Inkoop' als leverancierscategorie.
Klik op 'Opslaan'.

Verbind Moss met NetSuite

Open Moss.
Ga naar 'Instellingen' > 'Boekhouding' en klik op 'Verbinden met boekhoudsysteem'.
Kies de NetSuite-integratie.
Kopieer de account-id van je NetSuite-account vanuit de browser-URL wanneer je bent aangemeld bij NetSuite.
Voer de 'Token ID' en 'Token Secret' in die je eerder hebt aangemaakt.
Klik op 'Verbinden met NetSuite'.
Kies de entiteit waarmee je verbinding wilt maken.
Moss is nu verbonden met je NetSuite-account. Je kunt je rekeningen synchroniseren vanuit NetSuite.
Selecteer de entiteit waarmee je verbinding wilt maken (indien van toepassing).
Selecteer de Moss-balansrekening.
Selecteer de cash-in-transitrekening die wordt gebruikt om de Moss-balans aan te vullen (als je een boeking 'Primaire bedrijfsrekening naar Moss-balansrekening' wilt exporteren, kun je hier de gewenste bankrekening selecteren).
Definieer de Moss-standaardleverancier of schakel leveranciersboekhouding in voor kaarttransacties om transacties op de respectieve leveranciersrekeningen te boeken. Het rekeningschema is gesynchroniseerd vanuit NetSuite.
Selecteer 'Vrijgesteld van btw' als je bedrijf is vrijgesteld van btw.
Selecteer de kostenplaats- en kostendragerdimensies die je wilt gebruiken met Moss.

Ondersteunde kostendimensies:
- Afdelingen
- Klassen
- Locaties
- Aangepaste segmenten
Elk van deze categorieën kan worden gebruikt als kostenplaats of kostendrager.
Controleer of je de juiste entiteit hebt aangesloten en of alle standaardrekeningen en dimensies van Moss correct zijn ingesteld.
Ga verder met het instellen van de grootboekrekeningen, leveranciers, btw-codes, kostenplaatsen en kostendragers. Alle rekeningen zouden al gesynchroniseerd moeten zijn vanuit NetSuite.
Controleer verbonden leveranciersrekeningen onder 'Leveranciers'.
Controleer de btw-tarieven (Tax Codes) die zijn gesynchroniseerd vanuit NetSuite. Je kunt btw-codes inactief maken, omdat deze niet nodig zijn op het Moss-platform (volgende stap).
Klik op de drie puntjes, ga met de muis over 'Status' en selecteer 'Inactief' om de btw-codes als inactief te markeren. Deze codes worden niet weergegeven als opties voor de voorboeking van kaarten, facturen en declaraties.
Controleer de rekeningen die zijn gesynchroniseerd als kostenplaatsdimensie op Moss vanuit NetSuite.
Controleer de rekeningen die zijn gesynchroniseerd als kostendragerdimensie op Moss vanuit NetSuite en voltooi de instelling.
Dat was het! De NetSuite-verbinding en -integratie zijn nu voltooid.

Overzicht van namen tussen Moss en NetSuite:

Termen in Moss	Termen in NetSuite
Grootboekrekeningen	Rekeningschema (alle rekeningen zijn gesynchroniseerd) (chart of accounts)
Leveranciers	Leveranciers (vendors)
Btw-tarieven	Btw-tarieven (tax codes)
Kostenplaats	Afdelingen, klassen, locaties, aangepaste dimensies
Kostendrager	Afdelingen, klassen, locaties, aangepaste dimensies